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Agilize a Automatize Processos
TERADOCUMENTS
Solução de captura, arquivo e distribuição de documentos
Solução de captura, arquivo e distribuição de documentos
Teradocuments
SOLUÇÃO DE CAPTURA, ARQUIVO E DISTRIBUIÇÃO DE DOCUMENTOS
De fácil instalação e gestão, esta solução é totalmente adaptável à realidade de cada organização, permitindo a otimização de processos com base em fluxos de trabalho e regras de aprovação, que se materializarão em ganhos de produtividade e redução de custos, garantindo a segurança dos documentos
Vamos responder as suas principais duvidas e preocupações:
• O investimento financeiro num Software de gestão documental é demasiado elevado para a minha empresa? Haverá retorno desse investimento?
• Esta solução trará realmente melhorias significativas na eficiência e produtividade dos processos documentais?
• E acerca da segurança da informação? os dados confidenciais e sensíveis que serão armazenados e gerenciados pelo software dispõem de medidas de segurança adequadas para proteger os documentos contra acessos não autorizados, perda ou violações de privacidade?
• Na aquisição e implementação de um bom software de gestão documental, será o principal problema a resistência à mudança por parte dos funcionários?
• Como integra o software de gestão documental com os sistemas existentes?
• Será demasiado complexo? Teme que a implementação de workflows personalizados seja demorada e complicada?
• Será a aprendizagem e formação demasiada complicada e demorada? Causara uma interrupção nos processos atualmente existentes?
• Existirá flexibilidade e autonomia na capacidade interna de criar e modificar facilmente fluxos de trabalho de acordo com as mudanças nas necessidades da empresa, sem depender constantemente de suporte externo ou desenvolvimento personalizado?
Antes de adquirir um software de gestão documental, é muito importante realizar uma análise detalhada das necessidades e requisitos. Consideramos 3 fatores essenciais que ajudarão a garantir que o investimento nesta solução atenda as suas necessidades, que seja fácil de usar e proporcione um suporte adequado, resultando numa implementação a uso bem-sucedido.
1 – FUNCIONALIDADES E RECURSOS
É fundamental avaliar as funcionalidades oferecidas pelo software. Isso inclui o recurso de captura de documentos, organização e classificação, controlo de versões, colaboração em tempo real, fluxos de trabalho automatizados, pesquisas avançadas, segurança e conformidade, entre outros. As necessidades especificas da empresa devem ser consideradas para garantir que o software escolhido atenda aos requisitos na gestão dos documentos.
2 – FACILIDADE DE IMPLEMENTAÇÃO E INTERFACE INTUITIVO
Um software de Gestão documental eficaz deve ser fácil de usar e ter um interface intuitivo permitindo que os utilizadores adotem e utilizem o sistema de forma rápida e eficiente sem necessidade de formações complexas e demoradas. A interface deve ser amigável e de fácil navegação na busca e na realização de tarefas comuns relacionadas com os documentos.
3 – SUPORTE E INTEGRAÇÃO
O suporte e a integração com os sistemas existentes são fatores essenciais a serem considerados. Escolher um parceiro/fornecedor de software de gestão documental experiente e confiável que ofereça suporte técnico eficiente para poder ajudar em questões técnicas e fornecer a assistência quando for necessário.
Teradocuments
AGILIZE E AUTOMATIZE PROCESSOS
01 CAPTURA
Os documentos são capturados através da digitalização usando dispositivos MFP da Xerox. Como alternativa, os arquivos pré-existentes podem ser importados para o aplicativo, manualmente ou por e-mail ou outros conectores específicos.
Os documentos são capturados através da digitalização usando dispositivos MFP da Xerox. Como alternativa, os arquivos pré-existentes podem ser importados para o aplicativo, manualmente ou por e-mail ou outros conectores específicos.
02 PROCESSO
Nesta fase, os documentos são separados ou agrupados de acordo com regras predefinidas. Os atributos são coletados automaticamente, usando reconhecimento ótico de caracteres, código de barras ou leitura de código QR em zonas pré-determinadas.
Nesta fase, os documentos são separados ou agrupados de acordo com regras predefinidas. Os atributos são coletados automaticamente, usando reconhecimento ótico de caracteres, código de barras ou leitura de código QR em zonas pré-determinadas.
03 ARQUIVO
Os documentos processados são arquivados em repositórios definidos pela organização. Esses repositórios podem estar localizados dentro das instalações da organização ou na nuvem ou combinações dos dois.
Os documentos processados são arquivados em repositórios definidos pela organização. Esses repositórios podem estar localizados dentro das instalações da organização ou na nuvem ou combinações dos dois.
04 FLUXO DE TRABALHO
Usando fluxos de trabalho é possível projetar um fluxo de aprovação para que certos documentos possam ser revisados, aprovados, publicados e distribuídos. Os usuários são notificados de suas tarefas, garantindo que elas sejam executadas.
Usando fluxos de trabalho é possível projetar um fluxo de aprovação para que certos documentos possam ser revisados, aprovados, publicados e distribuídos. Os usuários são notificados de suas tarefas, garantindo que elas sejam executadas.
06 PUBLICAR
Os documentos são disponibilizados para consulta na plataforma Web. Eles podem ser pesquisados por seus atributos, bem como seu conteúdo, e o acesso pode ser restrito de acordo com o perfil do usuário.
Os documentos são disponibilizados para consulta na plataforma Web. Eles podem ser pesquisados por seus atributos, bem como seu conteúdo, e o acesso pode ser restrito de acordo com o perfil do usuário.